Внешний отдел ВЭД для регулярных закупок
Отдел ВЭД на аутсорсе
Команда, которая работает как ваш отдел ВЭД и отвечает за результат по всем поставкам: поставщики, контракты, оплата, логистика и таможня. Без найма, обучения и расходов на штат.
Что делает внешний отдел ВЭД
Внешний отдел берёт на себя ведение ВЭД компании постоянно, а не от сделки к сделке. Это удалённый отдел ВЭД, который знает ваших поставщиков, ассортимент и сроки и держит все поставки в одних руках. Такой отдел удобен, когда закупки идут регулярно, а содержать для них отдельный штат нет смысла.
Поставщики и заказы
Размещение заказов, контроль сроков изготовления, переписка и переговоры с поставщиками. Договорённости с каждым поставщиком хранятся у нас, и переписка не начинается с нуля при каждом заказе.
Контракты
Подготовка и проверка контрактов, спецификаций и дополнительных соглашений. Следим, чтобы условия поставки, оплаты и ответственности были однозначны для обеих сторон.
Оплата и валютный контроль
Платежи поставщикам в нужной валюте и документы для банка. Сроки платежей по контрактам держим под контролем и напоминаем о них заранее.
Логистика и таможня
Маршруты и перевозчики, таможенное оформление. Где выгоднее, объединяем грузы нескольких поставщиков в одну партию.
Документы и отчёты
Полный комплект документов по каждой поставке и регулярный отчёт для руководителя. Бухгалтерия получает закрывающие документы без напоминаний.
Передавать ВЭД на аутсорс можно постепенно. Начните с одного направления, например закупок в Китае, а позже добавьте другие страны.
Если нужна одна сделка, а не постоянная работа, подойдут услуги ВЭД на одну поставку. Если нужна закупочная функция с поиском производителей и планированием закупок, смотрите закупочный офис.
Состав отдела
Внешний отдел заменяет несколько штатных должностей. В штате под такие задачи пришлось бы искать людей по одному, а здесь они уже работают вместе.
- Менеджер ВЭД ведёт ваши поставки и отвечает перед вами за сроки.
- Закупщик размещает заказы, ищет новых производителей и ведёт переговоры.
- Логист строит маршруты, собирает партии и следит за грузами в пути.
- Декларант проводит таможенное оформление и готовит разрешительные документы.
- Специалист по платежам проводит оплату и собирает документы для банка.
- Технический специалист согласует требования к оборудованию и комплектующим с производителем.
С вами на связи только менеджер ВЭД. Остальные специалисты подключаются по задачам и не отвлекают вас без необходимости.
Расходы на штатный отдел ВЭД и на внешний
Свой внешнеэкономический отдел обходится дороже, чем кажется по окладам, ведь к зарплатам добавляются налоги, рабочие места, обучение и риски.
| Статья расходов | Штатный отдел ВЭД | Внешний отдел ВЭД |
|---|---|---|
| Зарплаты | Оклады каждого специалиста, в том числе в месяцы без поставок | Ежемесячная оплата по договору, зависит от объёма работы |
| Налоги и взносы | Начисляются сверху на зарплаты | Не нужны, вы оплачиваете услугу по договору |
| Рабочие места | Офис, техника, программы для документов и учёта | Не нужны |
| Обучение | Курсы, изменения таможенных правил, ошибки на первых сделках | Входит в работу команды |
| Уход сотрудника | Поиск замены, передача дел, пауза в поставках | Поставки не останавливаются, задачи ведёт команда |
| Отпуска и больничные | Поставки ждут, пока сотрудник вернётся | Работу подхватывают коллеги в отделе |
В сравнение стоит включить и то, чего не видно в окладах, например ошибки в документах, задержанные платежи и простой производства из-за сорванной поставки. На бесплатном аудите ВЭД посчитаем обе модели на ваших цифрах.
Как передать дела от штатного сотрудника
Передача дел нужна, когда сотрудник ВЭД уходит или компания решает не расширять свой отдел. Переход проходит без остановки поставок, заказы в работе доводим до конца.
- 1Разбор текущих поставок. Смотрим, какие заказы в работе, на каком они этапе и какие документы по ним есть.
- 2Передача контрактов и поставщиков. Получаем контракты, реквизиты и переписку, знакомимся с поставщиками.
- 3Параллельная работа. Какое-то время ведём поставки вместе с вашим сотрудником, чтобы ничего не потерялось.
- 4Полный переход. Берём все поставки на себя. Ваш сотрудник переключается на другие задачи, а если уходит, закупки от этого не страдают.
От вас понадобятся действующие контракты и спецификации, переписка с поставщиками, реквизиты для платежей, список поставок в работе и контакт человека, который принимает решения по закупкам.
Отчёты для руководителя
Руководитель видит работу отдела, не вникая в переписку с поставщиками.
Статусы поставок
Где сейчас каждый заказ: на производстве, в пути, на таможне или уже на складе.
Копии документов
Контракты, инвойсы, платёжные и транспортные документы, декларации в одном месте.
Отчёт за месяц
Какие поставки закрыты, что в работе, какие сроки и риски на следующий месяц.
Сигналы о рисках
Если поставка может сдвинуться, сообщаем сразу, не дожидаясь отчёта, и предлагаем варианты.
Формат и дату отчёта согласуем при подключении, чтобы он приходил тогда, когда вам удобно его смотреть.
Кейсы
Регулярные закупки редко идут от одного поставщика. В этих поставках партию собирали из заказов нескольких производителей.
Насосы и комплектующие 6 европейских производителей
Сверили технические параметры для прямой замены, нашли позиции Grundfos, Wilo, KSB, Lowara, DAB и Caprari на европейских складах, свезли их в одну точку и отправили одной партией.
Подробнее о кейсе
Запчасти 8 производителей для спецтехники
У клиента был длинный список каталожных номеров. Каждую позицию проверили на применяемость к технике, свели заказы разных поставщиков в одну партию, и груз приехал без пересорта.
Подробнее о кейсеДля внешнего отдела это обычная работа. Заказы разных поставщиков сводятся в одну поставку, а вы получаете один груз и один комплект документов.
Три формата работы
Можно передать одну сделку, всю внешнеторговую работу или закупочную функцию целиком.
Разовая поставка под ключ
Для нерегулярных закупок
Ведём одну сделку от поиска поставщика до вашего склада, включая оплату, документы, логистику и таможню. Вы получаете товар и закрывающие документы.
Внешний отдел ВЭД
Для регулярных закупок
Работаем как ваш отдел ВЭД по договору с ежемесячной оплатой. За вами закреплён менеджер, а мы ведём поставщиков, документы и логистику, по каждой поставке присылаем отчёт.
Международный закупочный офис
Для средних и крупных компаний
Поиск и сравнение производителей, запросы предложений, переговоры, консолидация грузов и планирование закупок.
Если пока непонятно, какой формат нужен, запросите бесплатный аудит ВЭД. За 20-30 минут разберём ваши закупки и подскажем, с чего начать.
Получить бесплатный аудит ВЭДВопросы об отделе ВЭД на аутсорсе
При аутсорсинге отдельных задач вы передаёте конкретные участки, например оплату или таможню, а остальным управляете сами. Внешний отдел ВЭД ведёт всю внешнеторговую работу постоянно, с закреплённым менеджером и отчётностью по каждой поставке.
Когда поставки идут регулярно, а загрузки на полноценный штат не хватает или содержать его невыгодно. Точную границу считаем на разборе, сравнивая ваши текущие расходы на ВЭД, включая зарплаты, налоги и потери от ошибок, со стоимостью внешнего отдела.
Не обязательно. Достаточно человека, который принимает решения по закупкам и согласует поставщиков, бюджет и сроки. Операционную работу ведёт внешний отдел. Если сотрудник ВЭД у вас уже есть, он может остаться и работать вместе с нами.
Через менеджера и отчёты. Вы видите статус каждой поставки, копии документов и итоги месяца. Решения по поставщикам и деньгам остаются за вами, без вашего согласования мы их не принимаем. При необходимости подключаем к переписке с поставщиком вашего инженера или снабженца.
Доводим их до конца. На старте разбираем текущие заказы, принимаем документы и переписку и при необходимости какое-то время работаем параллельно с вашим сотрудником. Если по отдельным поставкам уже есть проблемы, например задержка на таможне или возврат платежа, начинаем с них.
Обсудим, какие поставки передать внешнему отделу
Расскажите, что и откуда вы закупаете и как часто. Если есть спецификация или список поставщиков, приложите их к заявке.