Как организовать закупки комплектующих из Европы

Почему закупать в Европе стало сложнее

Прямой заказ у европейского производителя с доставкой в Россию сейчас возможен не всегда. На часть товаров действуют ограничения ЕС на вывоз в Россию, а многие компании не продают российским покупателям, даже если их продукция под ограничения не подпадает. Заказать запчасти из Европы без посредников удаётся редко.

Сами детали при этом никуда не делись. Их продают дистрибьюторы и склады в Европе и в других странах, а запчасти из Европы в Россию везут через страны, которые с Россией работают. До закупки мы проверяем, нет ли запрета на продажу этой позиции в Россию. Если запрет есть, ищем аналог.

Как подобрать деталь по артикулу

Запчасть ищут по каталожному номеру производителя. По описанию легко ошибиться, потому что похожие детали отличаются исполнением. Для поиска нужны:

• артикул из каталога или со старой детали;
• модель и серийный номер оборудования, лучше фото шильдика;
• год выпуска и модификация, если у модели было несколько исполнений;
• фото детали и места установки, если номер стёрт.

Производители со временем меняют номера. Старый артикул снимают с производства, вместо него выпускают новый, иногда с изменённой конструкцией. Поэтому номер сверяют с актуальным каталогом и уточняют, подходит ли деталь к конкретной машине.

Когда мы собирали партию запчастей для грузовиков и спецтехники восьми марок, номер каждой позиции сверили с каталогом и проверили, к каким машинам подходит деталь. После выкупа всё пересчитали ещё раз на складе, поэтому ни пересорта, ни несовместимых деталей в партии не оказалось.

Оригинал, OEM или аналог

Когда оригинал долго ждать или он стоит слишком дорого, рассматривают другие варианты.

Аналог подбирают по размерам и характеристикам, а не по внешнему сходству. У насоса, например, сверяют подачу, напор, размеры фланцев и параметры двигателя. По тем же параметрам мы подбирали и оригинальные насосы шести брендов на замену один к одному, чтобы не переделывать трубопроводы на работающих объектах. Оригинальные запчасти из Европы для той поставки собирали у продавцов из трёх стран.

Где искать детали

Детали ищут у официальных дистрибьюторов, на складах европейских поставщиков и у дилеров в третьих странах. На складе позиция может найтись за день, а заказ на заводе займёт недели или месяцы. Запчасти из Европы под заказ имеет смысл брать для плановых ремонтов. Когда оборудование уже стоит, выбирают продавца с подтверждённым наличием, даже если он дороже.

Так было со срочной гидравликой Bosch Rexroth для ремонта на предприятии в Перми. Продавца выбрали по наличию, а цена отошла на второй план. Склад подтвердил остаток ещё до перевода денег, иначе за время оплаты деталь могла уйти другому покупателю.

Иногда европейскую деталь выгоднее найти не в Европе. Многие марки выпускают комплектующие на заводах в Турции, Китае или Индии, и у местных дистрибьюторов бывают те же позиции с документами производителя. Путь при этом короче и оплата проще, но подлинность и применяемость проверяют не менее строго.

У продавца смотрят то же, что у любых иностранных поставщиков: регистрацию, историю работы с брендом, отзывы покупателей. Подлинность деталей подтверждают до оплаты. Подделки чаще всего попадаются среди ходовых позиций популярных марок, и деталь с правильным номером, но неизвестного происхождения может выйти из строя через неделю после ремонта.

Маршруты и сроки

Привоз запчастей из Европы мы чаще всего организуем двумя маршрутами.

• Через Турцию. Позиции от разных продавцов свозят на склад, проверяют комплектность и отправляют одной партией. Этим путём ехали насосы и комплектующие, купленные в трёх странах ЕС, и вся поставка заняла 8–12 недель. Партия запчастей для спецтехники по тому же маршруту пришла за 6–9 недель. Как он устроен, рассказываем на странице о доставке из Турции в Россию.
• Через ОАЭ. Подходит для срочных и небольших партий. Срочную гидравлику с немецкого склада привезли в Пермь через ОАЭ примерно за 30 дней. Как устроена доставка из Дубая в Москву, разбираем на странице направления.

Срок складывается из поиска и выкупа, сборки партии, перевозки и таможни. Перевозка обычно не самая долгая часть. Больше времени уходит на то, чтобы найти позиции и собрать заказ у нескольких продавцов, поэтому доставка запчастей из Европы начинается с проверки наличия у каждого из них.

Из чего складывается цена детали на вашем складе

Цена в прайсе европейского продавца составляет только часть итоговой суммы. К ней добавляются:

• комиссия за перевод денег и конвертацию;
• доставка до склада в транзитной стране и хранение;
• проверка, переупаковка и сборка партии;
• перевозка в Россию и страховка;
• пошлина, НДС и услуги на таможне;
• доставка от таможни до вашего склада.

Поэтому предложения сравнивают по стоимости детали на вашем складе. Бывает, что у дальнего продавца позиция дешевле, но дорога от него съедает всю разницу.

Оплата поставщикам

Европейскому продавцу платят в евро или в валюте его инвойса. Схему оплаты выбирают до заказа, потому что от неё зависят комиссия и срок. Когда поставщиков несколько, каждому платят по его инвойсу, а оплата инвойсов в евро идёт через банк или платёжного агента. Наличие на складе за время перевода может измениться, поэтому у продавца просят резерв позиции до поступления денег.

Таможня и документы

При ввозе запчасти оформляют по декларации на товары и платят пошлину и НДС. Код ТН ВЭД для детали подбирают отдельно. Часть запчастей классифицируют вместе с машиной, для которой они сделаны, а часть по материалу или назначению, и от кода зависят ставка пошлины и нужные документы. Для некоторых комплектующих понадобится сертификат или декларация соответствия, если они попадают под технические регламенты ЕАЭС.

Пошлину и НДС лучше посчитать до заказа, чтобы видеть полную стоимость детали на своём складе. Формулы и пример есть в нашем разборе пошлины и НДС при импорте.

Как подготовить заявку на запчасти

Чем полнее заявка, тем быстрее продавцы ответят по наличию и цене. Её проще всего оформить таблицей, где для каждой позиции указаны номер, марка, название, нужное количество и срок. Отдельно пришлите модель и серийный номер оборудования, а для деталей без номера приложите фото. Если поставка нужна под ремонт, отметьте, какие позиции критичны. Их ищут в первую очередь, а остальное можно довезти следующей партией.

Как выстроить регулярные закупки

Срочная разовая закупка почти всегда обходится дороже плановой. Если оборудование работает постоянно, выгоднее держать запас критичных деталей и заказывать остальное по графику.

• Составьте список позиций, без которых оборудование остановится, и держите их на складе.
• Объединяйте заказы, чтобы товар ехал одной партией и проходил одну растаможку.
• Договоритесь с поставщиками о ценах и сроках на год вперёд, если позиции повторяются.
• Ведите одну таблицу: артикулы, замены номеров, поставщики и сроки прошлых поставок.

Регулярные поставки удобно вести по одному договору с подрядчиком: он держит связь с продавцами, собирает заказы в партии и отчитывается по каждой поставке. Ваша команда при этом занимается ремонтом, а переписку с десятком складов ведёт он. Тогда поставка комплектующих из Европы перестаёт быть авралом. Партию, собранную заранее, можно везти самым выгодным маршрутом, а быстрый путь через ОАЭ оставить для действительно срочных случаев.

Ошибки при заказе запчастей из Европы

• Заказ по описанию без артикула. На ремонт приходит похожая, но не та деталь.
• Старый номер без проверки замены. Производитель мог заменить артикул, и старой детали на складах уже нет.
• Самый дешёвый продавец без подтверждённого наличия. Позиция может закончиться, пока идёт оплата.
• Отдельная доставка каждой позиции. Мелкие партии обходятся дороже и дольше проходят таможню.
• Нет запаса критичных деталей. Любая поломка превращается в срочную закупку по самой высокой цене.

Частые вопросы