Как запросить и сравнить предложения иностранных производителей

Что такое RFQ и технико-коммерческое предложение

В международной торговле запрос цены называют RFQ, request for quotation. В ответ поставщик присылает коммерческое предложение, а для оборудования обычно технико-коммерческое: в нём кроме цены описаны модель, характеристики, комплектация и отличия от вашего задания. Китайские заводы часто отвечают проформой, то есть предварительным счётом с ценой, условиями поставки и оплаты.

Если рынок незнаком, иногда начинают с запроса информации, RFI: производителей просят рассказать о себе, показать линейку и опыт поставок, а подробный RFQ отправляют уже тем, кто подошёл.

Запрос технико-коммерческого предложения уместен, когда товар сложный и производители предлагают разные технические решения. Запрос коммерческого предложения на оборудование почти всегда оформляют именно так. Для стандартных позиций хватает обычного запроса коммерческого предложения на поставку товара с ценой, сроком и условиями.

Как написать запрос на коммерческое предложение

Чем точнее запрос, тем меньше уточняющих писем и тем легче сравнивать ответы. В запрос коммерческого предложения на поставку включают:

• описание товара или техническое задание с обязательными и желательными требованиями;
• количество и возможные будущие объёмы;
• условия поставки по Инкотермс и место, до которого нужна цена;
• валюту цены и желаемые условия оплаты;
• требуемый срок изготовления и отгрузки;
• упаковку и маркировку;
• гарантию, запасные части и сервис;
• документы, которые должны прийти с товаром;
• срок действия предложения и дату, до которой ждёте ответ.

Отдельно просят указать, чем предложение отличается от задания. Так отклонения не придётся искать между строк, и станет видно, какой завод предлагает именно то, что вы просили. Для оборудования основу запроса составляет ТЗ на закупку оборудования, где описаны производительность, условия работы и комплектация.

Запрос отправляют на английском языке, а для китайских заводов полезно продублировать ключевые требования на китайском. Таблица с параметрами, которую поставщик заполняет сам, экономит время обеим сторонам.

Пример структуры запроса

Сделать запрос коммерческого предложения проще по готовой схеме письма:

1. Кто вы, чем занимается компания и для какой задачи нужна покупка.
2. Что именно нужно купить: модель или техническое задание во вложении.
3. Количество, желаемый срок и место поставки.
4. Какие условия нужны в ответе: базис поставки, валюта, оплата, гарантия.
5. Какие документы приложить: каталог, чертежи, паспорт, сертификаты.
6. До какой даты ждёте предложение и кому задавать вопросы.

Короткое деловое письмо с таблицей требований во вложении работает лучше длинного описания в теле письма. Поставщику проще ответить по пунктам, а вам проще проверить, на всё ли он ответил.

Кому и сколько запросов отправлять

Один и тот же запрос отправляют пяти-семи производителям, иначе ответы опять придётся приводить к общему виду. Меньше трёх ответов не дают понять, какая цена рыночная, а больше десяти превращают сравнение в отдельную работу. Адресатов ищут на отраслевых выставках и в каталогах производителей, а также через знакомых, у которых такое оборудование уже работает. Перед отправкой убеждаются, что адресаты сами производят товар, а не перепродают его. Как это проверить, рассказываем в статье про поиск поставщика в Китае.

Ответы приходят неравномерно: одни заводы отвечают за день, другим нужно две недели. Если завод молчит дольше срока, ему напоминают один раз, а затем обходятся без него. Медленный ответ на запрос часто говорит о том, как пойдёт и дальнейшая работа. Когда своих сотрудников на это нет, сбор предложений берёт на себя подрядчик, который ведёт закупки за границей от запроса до поставки.

Как привести предложения к одному виду

Предложения сравнивают по стоимости товара на вашем складе. Для этого каждое приводят к одним условиям:

• Базис поставки. Цену с завода дополняют доставкой до порта, фрахтом и страховкой, чтобы все предложения стали сопоставимы. Что входит в каждый базис, удобно сверить по разбору базисов Инкотермс.
• Валюта. Все цены пересчитывают в одну валюту по одному курсу.
• Комплектация. Если в одном предложении нет запасных частей или монтажа, их стоимость добавляют отдельно.
• Оплата. Полная предоплата и оплата частями после проверки стоят по-разному, даже при одинаковой цене.
• Срок действия цены. Цена, которая держится неделю, и цена на три месяца несут разный риск, если оплата и согласования затянутся.
• Таможня. Пошлина и НДС зависят от кода ТН ВЭД и таможенной стоимости, поэтому к цене прибавляют платежи по каждому варианту.

После этого видно, во что обойдётся каждое предложение до вашего склада. Расходы на перевозку можно прикинуть по разбору стоимости доставки из Китая, а пошлину и НДС по формулам из статьи о таможенных платежах.

Таблица сравнения коммерческих предложений

Удобнее всего свести ответы в таблицу, где по строкам идут параметры, а по столбцам поставщики. Сравнение коммерческих предложений обычно строят по таким критериям:

Таблицу хранят вместе с перепиской: при следующей закупке по ней сразу видно, кто и на каких условиях отвечал в прошлый раз. Важным критериям можно дать больший вес. Для станка под конкретное производство соответствие заданию и сервис важнее цены, а для расходных материалов главными становятся цена и срок.

Условный пример. Завод А предлагает станок за 48 000 долларов на условиях EXW, а завод Б просит 52 000 долларов на условиях FOB Шанхай. Если доставка от завода А до порта и экспортное оформление обходятся в 1 500 долларов, разница сокращается с 4 000 до 2 500 долларов. А если у завода Б гарантия на год дольше и запасные части на складе в России, его предложение может оказаться выгоднее.

Почему цены так сильно различаются

Разброс в полтора-два раза между заводами встречается часто, и причина почти всегда в том, что предлагают разные вещи. Один завод ставит систему управления известной европейской марки, а другой местную. Кто-то включает в цену запасные части на год, а кто-то нет. Иногда ответил не завод, а торговая компания со своей наценкой.

Чтобы понять разницу, просят разбивку цены: основной агрегат, система управления, опции, запасные части, упаковка, шеф-монтаж. По такой разбивке видно, где предложение дешевле на самом деле, а где просто урезано.

Как оценить поставщика по его ответу

Хороший знак, если поставщик задаёт уточняющие вопросы по заданию, присылает чертежи и фото похожих машин, называет реалистичный срок и готов показать производство. Настораживают ответ одной строкой с ценой, обещание сделать всё за неделю и отказ от видеозвонка.

Как сравнивают технические решения

Для оборудования одной цены мало. Производители по-разному решают одну задачу: у одного машина мощнее и дороже, а у другого проще, но с отличной гарантией. Поэтому техническую часть разбирают отдельно, по каждому требованию задания: выполнено, выполнено с отклонением или не выполнено.

В поставке навесного вибропогружателя для экскаватора мы начали именно с этого: каждую предложенную модель сначала примерили к машине клиента и только потом смотрели на цену. Варианты, которые не проходили по массе или гидравлике, отсеялись сразу, и торговаться с их поставщиками не пришлось.

Переговоры после сравнения

Двум-трём лучшим поставщикам задают уточняющие вопросы и просят финальные условия. На этом этапе обсуждают цену, график оплаты, сроки, гарантию и состав документов. Хорошая таблица сравнения помогает в переговорах: видно, где поставщик уступает конкурентам и что можно попросить взамен скидки.

Если два предложения почти равны, решают детали: кто быстрее отвечает, кто дольше держит цену, кто готов принять часть оплаты после испытаний. Эти условия тоже вносят в итоговое предложение.

Финальный вариант фиксируют письменно, с номером, датой и сроком действия. Именно его условия потом переносят в контракт.

Ошибки при сравнении предложений

• Сравнивать цены на разных условиях поставки. Цена с завода всегда ниже цены до порта, но это не значит, что поставка дешевле.
• Не просить список отклонений. Отличия от задания обнаруживаются уже после оплаты.
• Забыть про пошлину и НДС. Разные коды ТН ВЭД дают разные платежи на таможне.
• Ставить слишком короткий срок ответа. Заводу нужно время, чтобы посчитать нестандартную машину, и спешка даёт приблизительные цифры.
• Выбирать по самой низкой цене. Экономия на гарантии и сервисе возвращается простоем.
• Не фиксировать финальные условия. Договорённости из звонков и разрозненной переписки теряются к моменту подписания контракта.

Частые вопросы