Какие документы нужны для импорта

Из чего состоит пакет документов для импорта

Необходимые документы при импорте удобно делить на пять групп.

Больше всего времени теряют на документах по грузу и на разрешениях. Поставщик готовит бумаги по своим привычкам, а о разрешениях вспоминают, когда груз уже на границе.

Контракт, спецификация и инвойс

Внешнеэкономический контракт задаёт рамки сделки. В нём указывают стороны, предмет, количество, цену и валюту, условия поставки по Инкотермс, порядок оплаты, сроки, требования к упаковке и маркировке, гарантию. Отдельным пунктом перечисляют бумаги, которые завод отдаёт вместе с грузом. Этот пункт часто пропускают, а потом месяцами не могут получить от завода паспорт оборудования или сертификат происхождения.

Контракт удобно составлять сразу на русском и английском языках, в две колонки. Его без отдельного перевода принимают и таможня, и банк.

При регулярных поставках к контракту оформляют спецификацию на каждую партию. Инвойс выставляют на конкретную отгрузку. В нём указывают наименования, количество, цену за единицу, общую сумму, условия поставки и номер контракта. До оплаты китайские заводы часто присылают проформу, то есть предварительный счёт. Таможне же нужен окончательный коммерческий инвойс.

Главное, чтобы наименования, модели, количество и цены во всех документах совпадали. Если в контракте написано «насос центробежный», в инвойсе стоит заводской артикул, а в сертификате указано третье название, таможня запросит пояснения. Из тех же документов берут описание товара для подбора кода ТН ВЭД.

Упаковочный лист и транспортные документы

Упаковочный лист показывает, что лежит в каждом грузовом месте: количество, вес нетто и брутто, размеры, маркировку коробок или ящиков. По нему таможня сверяет груз при досмотре, а склад принимает партию. Вес в упаковочном листе должен сходиться с весом в накладной перевозчика.

Транспортные документы при импорте зависят от вида перевозки:

При условиях поставки CIP или CIF поставщик передаёт ещё страховой полис. Счета перевозчика и экспедитора тоже нужно сохранить. Расходы на доставку до границы ЕАЭС входят в таможенную стоимость, и таможня вправе попросить их подтвердить. Что ещё к ней прибавляют, рассказываем в разборе таможенной стоимости.

Разрешительные документы и техническое описание

Разрешительные документы на импорт зависят от того, что именно вы ввозите. Многим промышленным и потребительским товарам нужен сертификат или декларация соответствия техническим регламентам ЕАЭС. Оформляет их заявитель, зарегистрированный в ЕАЭС: импортёр или уполномоченный представитель производителя. Китайский сертификат CCC или европейская маркировка CE его не заменяют. Чем сертификат отличается от декларации и как выбрать документ под свой товар, объясняем в статье о сертификате и декларации ЕАС.

Для отдельных категорий нужны и другие разрешительные документы на ввоз товаров:

• нотификация для техники со встроенным шифрованием;
• ветеринарные и фитосанитарные сертификаты для продукции животного и растительного происхождения;
• свидетельство о государственной регистрации для части химической продукции, косметики и специализированного питания;
• лицензия на товары, ввоз которых в ЕАЭС ограничен.

Для товаров с обязательной маркировкой понадобятся коды «Честного знака». Их наносят до выпуска с таможни, на заводе или на таможенном складе.

Часто недооценивают техническое описание. Паспорт, руководство, каталог, фото шильдиков и чертежи нужны, чтобы правильно подобрать код ТН ВЭД, а от кода зависят пошлина и список разрешений. Когда везут станки и линии, такой комплект запрашивают у завода ещё при подписании контракта. Какие документы для ввоза оборудования собирают под конкретную машину, разбираем на отдельной странице.

Сертификат происхождения нужен не всегда. Его просят, когда от страны происхождения зависит ставка пошлины, действует антидемпинговая пошлина или ограничение на ввоз. Если такое возможно, сертификат заказывают у поставщика вместе с отгрузочными документами: потом получить его сложнее.

Параллельный импорт не меняет набор документов, но добавляет проверку: бренд заранее сверяют с актуальной редакцией перечня Минпромторга. Ещё сохраняют всю цепочку покупки: контракт, инвойсы продавца, переписку о поставке.

Декларация на товары и таможенные платежи

Таможенные документы при импорте начинаются с декларации на товары. Её подают в электронном виде. Это делает сам импортёр как декларант или таможенный представитель по договору с ним. В декларации указывают код ТН ВЭД, таможенную стоимость, страну происхождения и сведения о бумагах, по которым она заполнена: контракте, инвойсе, накладной, сертификатах и разрешениях. Таможня может запросить любой из них, поэтому электронные копии документов для таможни держат под рукой.

Пошлину, НДС и таможенный сбор платят до выпуска товара. Ставка пошлины зависит от кода. С 2026 года ввозной НДС считают по основной ставке 22%. Ставку 10% применяют к отдельным товарам, а часть технологического оборудования от НДС освобождена. Сбор считают по шкале от таможенной стоимости. Из чего складывается итоговая сумма, мы разбирали в статье о стоимости растаможки из Китая.

После выпуска у импортёра остаётся декларация с отметкой о выпуске. Это главный документ для подтверждения импорта: его просят покупатели, маркетплейсы, налоговая и банк. Если декларацию подаёт брокер, договоритесь, что электронная копия приходит к вам и в бухгалтерию в день выпуска. Какую часть работы обычно передают брокеру, рассказываем на странице про растаможку грузов.

Документы для банка и валютного контроля

Если импортный контракт стоит 3 млн рублей и больше, его ставят на учёт в банке, через который идут платежи. Паспорт сделки, о котором ещё пишут в старых инструкциях, больше не оформляют. Банк присваивает контракту учётный номер и дальше сверяет по нему оплату и поставки. Сведения о декларациях на товары он получает от таможни, а при ввозе без декларации, например из ЕАЭС, подтверждающие документы импортёр передаёт в банк сам.

Для оплаты поставщику банк запрашивает документы по импортному контракту: сам контракт и инвойс, иногда спецификацию и накладную. Если платите через агента, сохраните агентский договор, отчёт агента и подтверждение оплаты поставщику. Их могут запросить и банк, и таможня.

Если оплаченный товар не пришёл к сроку, указанному в контракте, импортёр обязан обеспечить возврат денег, иначе ему грозит штраф. Поэтому срок поставки в контракте ставят с запасом, а если поставка задерживается, до истечения срока подписывают с поставщиком дополнительное соглашение и передают его в банк. Как проходит сам платёж и что делать, если его вернули, рассказываем в статье об оплате инвойса в Китай.

Закрывающие документы и бухгалтерия

Для учёта и вычета НДС бухгалтерия собирает контракт, инвойс, декларацию на товары с отметкой о выпуске и подтверждение уплаты таможенных платежей. Ввозной НДС принимают к вычету по декларации и подтверждению уплаты. Оприходование импортного товара делают по двум документам: декларации и инвойсу. Расходы на доставку и брокера учитывают по счетам и актам подрядчиков. Эти же документы налоговая запрашивает во время проверки, поэтому их хранят вместе.

При импорте из ЕАЭС, например из Беларуси или Казахстана, таможенного оформления нет. НДС платят в налоговую, а импортёр подаёт заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов вместе с декларацией по косвенным налогам. Контракт, инвойс, накладная и сертификаты нужны и здесь, а остальные документы при импорте из ЕАЭС отличаются, и в этой статье мы их не разбираем.

Кто готовит документы при импорте

За документы импортной поставки отвечает импортёр, даже если большую часть бумаг готовят другие. Работа распределяется так:

• Поставщик. Выставляет инвойс, составляет упаковочный лист, передаёт паспорт, руководство, протоколы испытаний и сертификат происхождения.
• Перевозчик и экспедитор. Оформляют накладную и выставляют счета за доставку.
• Заявитель, лаборатория и орган по сертификации. Лаборатория проводит испытания, а по их итогам заявитель получает сертификат в органе по сертификации или регистрирует декларацию соответствия.
• Таможенный представитель. Проверяет документы для таможенного оформления товара, подбирает код, считает платежи, подаёт декларацию и отвечает на запросы таможни.
• Банк. Ставит контракт на учёт и проводит платежи.
• Импортёр. Подписывает контракт, платит, хранит документы и ведёт учёт.

Когда своих людей на это нет, пакет целиком передают подрядчику. При импорте товаров под ключ поставщика, перевозчика, лабораторию и брокера координирует одна компания, а вы получаете товар и полный комплект бумаг для бухгалтерии.

Так мы вели поставку блистерной машины GRAND DG-130 для фармацевтического производства. У завода запросили подтверждение материалов, согласовали программу заводских испытаний FAT, а после авиадоставки машину оформили на таможне вместе со всей технической документацией. Заказчик получил оборудование в согласованной комплектации, с подтверждающими документами и результатами испытаний.

Как проверить документы до отгрузки

Оформление документов при импорте проверяют, пока товар ещё на заводе: исправить инвойс там проще, чем на таможне. Перед отгрузкой сверяют:

1. Наименования и модели одинаковы в контракте, инвойсе, упаковочном листе и сертификате.
2. Количество и вес в упаковочном листе сходятся с инвойсом и накладной.
3. Сертификат или декларация есть в реестре Росаккредитации, действуют и оформлены на вашу компанию либо на уполномоченного представителя производителя.
4. Код ТН ВЭД подобран, по нему проверены пошлина и разрешения.
5. В контракте есть условия поставки и список документов от поставщика.
6. Маркировка на коробках совпадает с упаковочным листом.

Частые ошибки

• Нет экспортной декларации. При проверке стоимости таможня часто просит её, поэтому копию берут у поставщика сразу после отгрузки.
• Чужой сертификат. Документ на чужую партию оформлен под другой контракт, и таможня его для вашего груза не примет.
• Нет подтверждения расходов на доставку. Тогда таможня может пересчитать таможенную стоимость.
• Разрешения ищут после прихода груза. Пока их оформляют, груз лежит на складе, а счёт за хранение растёт.
• Документы для растаможки только на китайском. Таможня вправе потребовать перевод на русский, поэтому описание товара переводят заранее.
• Копия декларации осталась у брокера. Без неё бухгалтерия не примет НДС к вычету.

Частые вопросы