Как начать работать с Китаем и закупать без своего офиса

С чего начать закупки в Китае

Начало бизнеса с Китаем всегда одинаковое: сначала у себя в компании описывают, что именно нужно купить. Поставщик ответит быстро и по делу, только если запрос понятен. Для товара это модель, характеристики, количество, упаковка и требования к документам. Для оборудования добавляется техническое задание: производительность, напряжение сети, условия работы, комплектация и запасные части.

Затем прикидывают бюджет и срок. В бюджет входят товар, доставка, пошлина, НДС, услуги на таможне и комиссии за перевод денег поставщику. Если сумма получается на грани, лучше узнать это до переговоров. Когда первый счёт уже пришёл, менять условия сложнее.

На третьем шаге решают, кто будет импортёром. Если товар ввозит ваша компания, понадобятся контракт на её имя, валютный контроль в банке и декларация на товары. Когда свой контракт оформлять пока не хочется, товар покупают у российского импортёра, который сам подписывает контракт с фабрикой и ввозит партию. Начать бизнес с Китаем с нуля проще всего именно так, а свой контракт оформить ко второй или третьей поставке.

Где искать поставщиков в Китае

Поставщиков находят на выставках, на торговых площадках и по рекомендациям. Крупнейшая выставка, Кантонская ярмарка, проходит в Гуанчжоу весной и осенью, и за несколько дней там можно поговорить с десятками фабрик одной отрасли. На площадках Alibaba и Made-in-China компании выкладывают каталоги и цены, но среди продавцов много торговых посредников. Сайт 1688 рассчитан на внутренний рынок Китая: цены там ниже, а с иностранными покупателями продавцы напрямую работают редко. Закупка оборудования в Китае обычно начинается с отраслевых выставок и запроса заводам, чьи машины уже стоят на знакомых предприятиях.

Какие схемы работы с Китаем бывают

Схем четыре, и отличаются они тем, кто подписывает контракт и кто делает работу на месте.

Работать своими силами дешевле всего на бумаге. На деле сотрудник тратит недели на переписку, сравнение предложений и согласование платежа, а ошибка в коде ТН ВЭД или в контракте может стоить дороже его зарплаты за полгода. Схема подходит, если в штате уже есть человек, который проводил такие сделки.

Агент по закупкам в Китае ищет фабрики, ездит на производство и принимает товар. Он работает на месте, но платежи, перевозка до России и таможня остаются за вами. Перед выбором агента полезно выяснить, как он зарабатывает. Если он берёт процент с поставщика, ему выгоднее дорогая фабрика.

При покупке у импортёра вы получаете товар уже в России с закрывающими документами и НДС к вычету. Контракт с фабрикой, оплата и ввоз остаются на стороне импортёра. Такой вариант удобен для первой поставки и для разовой закупки товаров в Китае, когда свой контракт оформлять не хочется.

Внешний отдел ВЭД соединяет всё в одну сделку: поиск, проверку, контракт, оплату, логистику и таможню. Так устроена торговля с Китаем без своего офиса: решения о товаре и бюджете принимаете вы, а работу на месте и документы ведёт команда подрядчика. Такой вариант удобен тем, кто собирается работать с Китаем оптом и регулярно.

Как закупать в Китае без своего офиса

Офис в Китае нужен для трёх задач: проверки фабрики, контроля товара перед отгрузкой и сборки партии. Каждую из них можно решить без собственного представительства.

• Проверка фабрики. Регистрацию компании сверяют с государственным реестром Китая GSXT, где видны название, адрес, руководитель и сфера деятельности. Производство показывают по видеосвязи в реальном времени, потому что заранее записанному ролику верить не стоит. Если сделка крупная, на завод едет инспектор. Как отличить фабрику от торговой компании, мы разобрали в отдельном материале о проверке поставщиков в Китае.
• Контроль перед отгрузкой. Товар проверяет независимая инспекция или специалист подрядчика: сверяет количество, маркировку, упаковку и работу изделия по чек-листу. Остаток поставщику разумно платить после такой проверки.
• Сборка партии. Если поставщиков несколько, товар свозят на склад консолидации в Китае. Там его принимают, пересчитывают, при необходимости переупаковывают и отправляют одной партией.

Связь с поставщиком тоже не требует офиса. Договорённости фиксируют письменно, в рабочей почте или в мессенджере компании, чтобы переписка не потерялась, если сотрудник уйдёт. Когда компания закупает в Китае оптом и регулярно, отдельная проверка китайского поставщика перед каждым новым заказом окупается: фабрики меняют владельцев, переезжают и передают заказы субподрядчикам.

Первая закупка по шагам

Порядок, как закупить товар в Китае в первый раз, выглядит так.

1. Техническое задание. Описываете товар или оборудование, количество, упаковку и нужные документы.
2. Запрос предложений. Отправляете запрос пяти-семи фабрикам и сравниваете ответы на одинаковых условиях. Как составить письмо заводам и свести ответы в одну таблицу, показываем в разборе запроса предложений у производителей.
3. Проверка. Сверяете регистрацию, смотрите производство, заказываете образцы.
4. Контракт. Фиксируете цену, условия поставки по Инкотермс, сроки, требования к качеству и порядок приёмки. Оплату делите на аванс и остаток после проверки товара.
5. Оплата. Переводите аванс в валюте контракта. Платежи в Китай сейчас проходят не через каждый банк, поэтому схему проверяют заранее: оплата поставщику в Китай может идти через банк или платёжного агента.
6. Производство. Следите за сроком изготовления и получаете фото и видео с завода.
7. Инспекция и отгрузка. Проверяете товар перед отправкой и после этого платите остаток.
8. Доставка. Выбираете транспорт под срок и бюджет: способы доставки из Китая заметно различаются по цене и скорости.
9. Таможня. Подаёте декларацию, платите пошлину и НДС, получаете выпуск товара.
10. Приёмка на складе. Сверяете товар с заказом и документами.

На первую поставку уходит больше времени, чем на следующие. В одной из наших сделок поставка негабаритного вибропогружателя для экскаватора заняла около 70 дней, от сравнения предложений нескольких китайских заводов до передачи клиенту в Екатеринбурге. На блистерную машину с доработками под фармацевтическое производство ушло около 80 дней, включая испытания на заводе. В обоих случаях своего офиса в Китае у клиентов не было.

Что передать подрядчику, а что оставить себе

Решение о закупке, бюджет и выбор поставщика из подготовленного списка остаются за вами. Подрядчику разумно отдать работу, где нужны опыт и присутствие на месте:

• поиск фабрик и запрос предложений;
• проверку регистрации и производства;
• переговоры о цене, сроках и упаковке;
• контроль изготовления и инспекцию перед отгрузкой;
• оплату поставщику и валютный контроль;
• доставку, страхование и таможенное оформление.

Если часть работы уже налажена, передают только недостающие этапы. Допустим, поставщик у вас давний и надёжный, а сложности возникают с платежами и таможней. Тогда подрядчик ведёт оплату и декларирование товаров, а переговоры с фабрикой остаются у вас. Бизнес с Китаем при этом остаётся гибким: этапы можно забирать обратно по мере того, как растёт своя команда.

Как проверить работу подрядчика без поездки в Китай

Подрядчика оценивают по результату каждого этапа. Хороший признак, когда вы видите то же, что видит он сам: переписку с фабрикой, счета, фото с производства и документы по каждой партии.

• Сроки. Сравнивайте план и факт по изготовлению, отгрузке, прибытию и выпуску.
• Документы. Контракт, инвойс, упаковочный лист, транспортные документы и декларация должны совпадать по названиям, количеству и суммам.
• Деньги. Итоговая стоимость поставки сверяется с расчётом, а любую доплату подрядчик объясняет до того, как вы переведёте деньги.
• Качество. Отчёт об инспекции с фото и замерами приходит до оплаты остатка.

Раз в квартал полезно сравнить, во что обошлись услуги подрядчика, с тем, сколько стоил бы свой сотрудник. Порядок такого расчёта есть в статье о стоимости своего отдела ВЭД.

Частые ошибки на старте

• Оплата всей суммы вперёд. Если товар окажется не тем, вернуть деньги из Китая трудно. Безопаснее аванс и остаток после проверки.
• Договорённости на словах. Всё, что касается качества, упаковки и сроков, записывают в контракт или спецификацию.
• Заказ без образцов. Образец показывает, правильно ли фабрика поняла задачу, ещё до запуска партии.
• Карго для товара, который продают официально. Без декларации на товары нет документов для маркетплейса и налоговой. Чем официальный ввоз отличается от карго и как перестроить закупки, объясняем в статье о белой доставке.
• Код ТН ВЭД в последний момент. От кода зависят пошлина, НДС и разрешительные документы, поэтому его подбирают до подписания контракта.

Частые вопросы